Калі вы адзін з тых людзей, у каго ёсць дошка альбо нататнік з пастаянна змяняецца спісам спраў, альбо ваш стол і маніторы ўпрыгожваюць Post-its®, які нагадвае вам пра важныя падзеі, тады гэты артыкул для вас.

Outlook дазволіць вам складаць спісы спраў, якія складаюцца з заданняў, з якімі вы можаце выконваць любыя рэчы, такія як устанаўленне тэрмінаў, напамінаў, катэгорый і шмат іншага. Уся справа ў тым, каб стварыць больш актыўны выгляд спісу задач, з якім вы зможаце ўзаемадзейнічаць і рабіць вас сумленнымі.

Праца ў праглядзе задач

У апошні час мы абмяркоўвалі розныя тонкасці Outlook 2013, таму калі вы не пачатковец, рэкамендуем прачытаць наша ўступленне.

У адваротным выпадку адкрыйце Outlook да выгляду "Задачы" і агледзьцеся. З першага погляду вы заўважыце, што гэта даволі пуста і бясплодна. Гэта таму, што нам яшчэ трэба папоўніць гэта мноствам рэчаў, якія нам трэба зрабіць, і даручэннямі для запуску.

sshot-96

Давайце прабярэмся і пакажам вам, як выкарыстоўваць Задачы, як прафесіянал, і далей арганізаваць сваё жыццё з Outlook. Трохі часу і працы ў вас будзе шырокі набор задач, якія вы можаце наладзіць, каб нагадаць вам, калі яны павінны, альбо вы нават можаце прызначыць іх іншаму чалавеку!

Даданне заданняў

Для пачатку вы хочаце дадаць задачы. Вы заўважыце, што ў левай частцы знаходзіцца знаёмае папку. Вы можаце дадаць новыя тэчкі ў гэты прагляд, эфектыўна арганізаваўшы свае задачы па катэгорыях. Вы нават можаце стварыць новую групу тэчак, каб пры неабходнасці зноў размясціць свае задачы паміж прафесійным і асабістым жыццём.

Звязаныя: Кіраўніцтва для пачаткоўцаў па Microsoft Outlook 2013

Для пачатку вы заўважыце, што ёсць адна група тэчак з заклікамі "Мае задачы" і дзве дадатковыя тэчкі: спіс спраў і задачы. Калі мы пстрыкнем правай кнопкай мышы на самай верхняй тэчцы, мы зможам стварыць «Новую групу папак», якую мы назвам Work Tasks.

Вы можаце дадаць хуткае заданне, націснуўшы "Націсніце тут, каб дадаць новую задачу", альбо на "Новая задача" на галоўнай стужцы. Праверце наступнае без назвы заданне, да якога вы можаце ўжыць шэраг варыянтаў, паказаць задачу, яе падрабязнасці, а таксама кіраваць ёю.

sshot-113

Давайце трохі запоўнім нашу задачу некалькімі асноўнымі дэталямі і націсніце кнопку "Захаваць і зачыніць". Вы можаце выбраць дату пачатку, дату заканчэння (калі дастасавальна), статус, прыярытэт і адсотак завяршэння. Вы таксама можаце ўсталяваць поле "Напамін" і Outlook паведамляе, калі ваша задача надыдзе.

Прагляд, змяненне і абнаўленне заданняў

Стварыўшы некалькі заданняў, мы зможам убачыць іх, указаныя ў нашым праглядзе задач. Тут вы можаце зрабіць некаторыя асноўныя майстэркі, напрыклад, змяніць дату пастаноўкі альбо прызначыць катэгорыю, але калі вы сапраўды хочаце прагледзець і рэдагаваць, вам трэба двойчы пстрыкнуць, каб адкрыць яго.

sshot-108

Вось наша задача яшчэ раз. Мы можам унесці змены ў яго, такія як статус або прыярытэт, альбо націснуць на кнопку "Падрабязнасці".

sshot-113

Калі ёсць іншыя дэталі, звязаныя з заданнем, вы можаце запоўніць іх тут. Хоць гэта можа і не датычыцца большасці людзей, калі вы маеце справу з незалежнымі падрадчыкамі або кансультантамі, то гэта выдатнае месца для адсочвання таго, колькі яны прыблізна вам каштуюць.

sshot-114

Ёсць некалькі іншых рэчаў, якія мы можам адзначыць, перш чым перайсці да рэцыдываў. Пакуль вы носіце ў інтэрфейсе задач, знайдзіце хвіліну, каб адзначыць, што вы можаце выдаліць альбо накіраваць задачу, калі вы вырашыце, што не варта займацца, альбо вам патрэбны ўвод адпаведна ад каго-небудзь іншага.

Вы таксама можаце кіраваць задачай, напрыклад, адзначыць яе поўнай, прызначаць яе і адпраўляць справаздачу аб стане. Мы больш пра гэта пагаворым. Зараз давайце коратка даведаемся, як наладзіць паўтараюцца задачы.

Праца з паўтаральнымі заданнямі

Стварэнне паўтаральнай задачы тое ж самае, што і стварэнне паўтаральнай сустрэчы або паўтаральнай сустрэчы. Дыялог, які вы бачыце пры націску на кнопку "Рэцыдыў", хутчэй за ўсё будзе выглядаць даволі знаёмым.

Такім чынам, вось наша задача "пагаварыць пра працоўныя рэчы", якая паўтараецца кожны тыдзень у сераду, і не відаць канца. Звярніце ўвагу таксама, што нават калі вы не выканаеце заданне да таго часу, як задача паўторыцца, яшчэ адна будзе створана.

Вы можаце адмяніць гэта, выбраўшы опцыю "аднавіць новую задачу", якая, замест таго, каб аўтаматычна паўтарацца ў дзень x, не будзе аднаўляць задачу, пакуль бягучая не будзе адзначана завершана.

Прызначэнне задання камусьці іншаму

У нас ёсць "размова пра працоўныя рэчы!" заданне ўсё наладжана, зараз нам проста трэба закласці яго на кагосьці іншага! Націсніце кнопку "Прызначыць задачу" ў раздзеле Кіраванне задачай.

Гэта адкрые заданне ў выглядзе электроннай пошты, якую вы можаце адрасаваць іншым. У гэтым выпадку мы проста паставім задачу расказаць пра працу іншаму, таму мы адправім яго па электроннай пошце.

Звязаныя: Як ствараць і кіраваць кантактамі ў Outlook 2013

Калі вы хочаце ўвесці адрас у поле "Каму", вы можаце альбо вырваць шчаслівае імя з адраснай кнігі. У вас няма наладжанай адраснай кнігі? Чытайце пра тое, як ствараць і кіраваць кантактамі, у тым ліку пра тое, як імпартаваць кантакты з Gmail прама ў Outlook.

Гэты атрымальнік атрымае электроннае паведамленне з опцыяй "Прыняць" або "Адхіліць". Мы не хочам прымушаць начальніка хвалявацца, таму мы проста пойдзем далей і прымаем заданне. Акрамя таго, казаць пра працоўныя рэчы ніколі не бывае дрэннай ідэяй!

Нарэшце, калі паўнамоцтвы хочуць ведаць прагрэс (альбо яго адсутнасць) у пастаўленай вамі задачы. Вы можаце даслаць ім справаздачу аб стане.

У цэлым сярэдні хатні карыстальнік Outlook часцей за ўсё будзе выкарыстоўваць задачы ў якасці сродку для выканання даручэнняў альбо адбіраць справы дома, але карысна ведаць увесь спектр вашых здольнасцей пры выкананні задач. Зараз пяройдзем да астатняй частцы галоўнай стужкі і пагаворым пра тое, што можна зрабіць, каб кіраваць задачай адтуль.

Упраўленне заданнямі і сартаванне па відах

На працягу тыдня некаторыя задачы будуць выкананы, а некаторыя - не. Тыя, якія вы запоўніце, вы можаце пазначыць як завершаныя і забыцца пра іх. Але з тымі, да якіх вы не патрапіце, трэба будзе неяк кіраваць, альбо вы будзеце мець проста пастаянна расце спіс выдуваных задач.

Ёсць некалькі спосабаў кіраваць імі. Давайце разбярэмся ў гэтай галіне стужкі, а потым пакажам, як максімальна выкарыстоўваць гэтыя інструменты.

Націснуўшы кнопку «Выдаліць са спісу», вы пазначце яе як поўную і выдаліце ​​са спісу. Калі Outlook сутыкнецца з праблемай, напрыклад, калі задача паўтараецца ці яна няпоўная, ён спытае ў вас, што вы хочаце з гэтым зрабіць.

Вы таксама можаце працаваць непасрэдна з задачамі, якія вы бачыце ў сваім спісе задач. Праверце наступны скрыншот для больш падрабязнай інфармацыі. Вы бачыце, што вы можаце проста націснуць на значок сцяга, каб пазначыць яго поўным, альбо націсніце правай кнопкай мышы, каб убачыць наступныя параметры.

Вы бачыце тут, на наступным скрыншоце, што наша задача "сядзець вакол футбола, падымаючы ногі" павінна з'явіцца заўтра, але мы таксама адзначылі яго для наступных наступных тыдняў. Стварэнне наступнай задачы ў асноўным дубліруе яе на час, які найлепшым чынам адпавядае вам, каб магчыма выканаць яго. У гэтым выпадку мы можам адзначыць заўтрашнюю задачу як завершаную альбо выдаліць яе, але гэта паўторнае заданне ўсё роўна павінна адбыцца на наступным тыдні.

Звярніце ўвагу, што вы можаце выконваць наступныя заданні з аднаго з пяці зададзеных інтэрвалаў, альбо вы можаце стварыць уласную наступную працу.

Нарэшце, змена погляду можа дапамагчы прарэзаць вялікую частку задач. Калі ён не паказаны на стужцы, вы можаце націснуць кнопку "Змяніць выгляд", і вы ўбачыце гэтыя параметры.

Вось як можа выглядаць просты спіс. Выгляд не адрознівае стану завяршэння, катэгорыі альбо што-небудзь яшчэ. Ён проста прадстаўляе ўсе вашы мінулыя, цяперашнія і будучыя задачы ў адным простым поглядзе.

З іншага боку, калі мы сартуем свой погляд на актыўныя задачы, мы бачым, што для нас значна звужаюцца рэчы.

Заўсёды памятайце, каб змяніць прагляд вашай задачы, каб вы хутка перабралі альбо схавалі іх для дасягнення максімальнай прадукцыйнасці!

Варыянты заданняў

Нарэшце, давайце пазнаёмімся альбо пазнаёмімся з варыянтамі задач. Параметры заданняў дазваляюць змяніць налады і змяніць іх паводзіны і знешні выгляд. Дабрацца да іх можна з меню "Файл", націснуўшы "Параметры -> Задачы".

Вы можаце ўсталяваць параметры напамінкаў пра заданні з тэрмінамі, пратэрмінаванымі і выкананымі кветкамі заданняў, гадзінамі працы і іншымі простымі наладамі. Такім чынам, зараз, калі вы хочаце, каб пратэрмінаваныя задачы былі ярка-сінімі ці вы хочаце нагадваць па змаўчанні ў канцы дня, а не ў пачатку, вы можаце ўнесці змены тут.

Як вы можаце сказаць, Outlook выяўляе сябе як вельмі дасканалы дадатак, і мы яшчэ нават не казалі пра каляндар і нататкі! Мы спадзяемся, што вы зможаце выкарыстоўваць задачы, каб палепшыць свае навыкі арганізацыі на пару разоў. Іх вельмі проста ўсталяваць і прызначыць, і прыемна мець гэтыя напаміны і назіраць, як усе рэчы ў вашым спісе павольна атрымліваюць.

Пакуль жа нам цікава пачуць ад вас. У вас ёсць пытанне ці каментары, якія вы хочаце пакінуць у нас? Зайдзіце на наш дыскусійны форум і звольніце яго.