Сёння мы асвятляем "сумныя" матэрыялы пра Outlook. Абслугоўванне і бяспека, як і ўтрыманне і забеспячэнне файла дадзеных Outlook 2013 - поўнага ўсіх важных дадзеных - шляхам стварэння рэзервовай копіі і архівавання.

На сённяшні дзень, калі вы выкарыстоўвалі Outlook для стварэння і адпраўкі паведамленняў электроннай пошты, і вы знайшлі час, каб імпартаваць кантакты электроннай пошты ў вашу адрасную кнігу, альбо той факт, што вы нават карыстаецеся Outlook адрасная кніга азначае, што ў вас ёсць шмат дадзеных, якія патрабуюць абароны.

Сапраўды гэтак жа, вы, верагодна, выдаткавалі шмат часу і працуеце над стварэннем календароў, даданнем задач і спісаў todo, і, магчыма, нават ёсць куча нататак, якія вы хочаце захаваць.

Усё гэта зводзіцца да таго, што вы, па меншай меры, час ад часу стварайце рэзервовую копію файла дадзеных, таму што, як гэта можа хтосьці з нас, гэта вельмі непрыемна і прыгнятальна страчваць усе вашы дадзеныя і пачынаць усё спачатку.

Панэль кіравання поштай

Для пачатку давайце хутка разгледзім панэль кіравання Mail у Windows.

Як паказана на малюнку, у вас ёсць доступ да трох ключавых абласцей наладкі Outlook. Пры гэтым, націснуўшы альбо кнопкі "Уліковыя запісы электроннай пошты ..." альбо "Файлы дадзеных ...", адкрыецца тое ж акно на адпаведных укладках.

На наступным скрыншоце мы бачым укладку электроннай пошты, якая дазволіць вам прадпрымаць дзеянні ў вашых уліковых запісах электроннай пошты, напрыклад, рамантаваць ці змяняць іх. Вы таксама можаце ўбачыць, дзе захоўваюцца дадзеныя для кожнага ўліковага запісу.

Калі вы хочаце непасрэдна паўплываць на гэтыя файлы дадзеных, вам трэба націснуць на ўкладку "Файлы дадзеных". Тут вы можаце зрабіць некаторыя карысныя рэчы.

Напрыклад, вы можаце націснуць кнопку "Адкрыць месцазнаходжанне файла", каб убачыць, дзе знаходзяцца вашыя файлы дадзеных. Гэта зручна, таму што вы хочаце ведаць, дзе яны знаходзяцца ў выпадку, калі вам калі-небудзь спатрэбіцца прасканаваць і адрамантаваць іх (разгледзім у наступным раздзеле).

sshot-165

Ёсць яшчэ адна цікавая функцыя, якую вы можаце выкарыстоўваць у акне наладкі ўліковага запісу. Калі ваш файл (ы) дадзеных атрымаў велізарны аб'ём і займае шмат дыскавай прасторы (некаторыя людзі збіраюць гігабайты на гігабайт старой электроннай пошты), то вы можаце яго сціснуць.

Націсніце кнопку "Налады" на ўкладцы "Файлы дадзеных", а затым націсніце "Дадаць зараз", каб паменшыць памер файла дадзеных Outlook.

sshot-166

Панэль кіравання поштай - гэта надзейны спосаб захавання файлаў дадзеных і профіляў, але гэта не адзіны спосаб, і дадатак Outlook таксама дазволіць вам адміністраваць паштовыя скрыні. Мы пакажам вам гэтыя элементы кіравання адразу пасля таго, як мы прадэманструем, як аднавіць файлы дадзеных.

Запуск інструмента абслугоўвання PST

Калі вы яшчэ гэтага не заўважалі, дадзеныя Outlook захоўваюцца ў файле .PST або .OST, і большасць выпадкаў у гэтым няма нічога дрэннага.

На жаль, часам вашы дадзеныя пашкоджваюцца, што не тое самае, што казаць, што гэта дрэнна альбо безнадзейна пасля аднаўлення, вам проста трэба запусціць уключаны інструмент па рамонце паштовай скрыні. Інструмент па рамонце паштовай скрыні альбо "ScanPST" праскануе і адрамантуе ваш асабісты файл папак, правяраючы і выпраўляючы любыя памылкі, робячы рэзервовую копію вашага пашкоджанага .PST або .OST файла ў выпадку, калі падчас аднаўлення нешта пойдзе не так.

Інструмент ScanPST можна знайсці ў тэчцы ўстаноўкі Outlook, звычайна C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Калі вы знойдзеце яго, двойчы пстрыкніце ўтыліту ScanPST, каб пачаць яго.

sshot-168

Першае, што вам трэба зрабіць, - праглядзець, дзе знаходзяцца вашыя .PST ці .OST файлы. На наступным скрыншоце вы бачыце, дзе яны знаходзяцца на нашым кампутары. Мы выбіраем адзін і націскаем "Адкрыць".

sshot-169

Калі інструмент ScanPST выявіць нейкія памылкі, ён праінфармуе вас столькі і прапануе адрамантаваць. Націсніце трапную кнопку, каб пачаць рамонт.

sshot-170

Пасля завяршэння інструмент ScanPST паведамляе вам, што ваш файл Outlook паспяхова адрамантаваны.

sshot-171

Вы можаце зачыніць інструмент або паўтарыць працэс на любых іншых файлах дадзеных па меры неабходнасці.

Аўтаматычнае архіваванне дадзеных

Давайце пазнаёмімся з важнай інфармацыяй пра тое, як лепш архіваваць і ствараць рэзервовую копію дадзеных. Першае, пра што мы хочам абмеркаваць, - гэта вашы параметры AutoArchive. Для пачатку націсніце ўкладку "Файл" на стужцы, каб убачыць наступны экран.

Адразу звярніце ўвагу, што вы можаце выбраць, у якой уліковай запісе вы хочаце наведваць (пры неабходнасці), націснуўшы на выпадальнае меню, размешчанае над кнопкай Дадаць уліковы запіс.

sshot-172

Давайце націсніце кнопку "Ачыстка інструментаў", а затым выберыце "Ачыстка паштовай скрыні" з варыянтаў. Ніжэй прыведзены выбар, які вы ўбачыце. Усё тут прысвечана абразанню тлушчу з паштовай скрыні і архіваванню старых паведамленняў.

sshot-173

Націснуўшы кнопку «Аўтаархіў», гэта азначае, што Outlook аўтаматычна захавае ўсе папкі пошты, якія былі настроены як такія. Каб усталяваць параметры аўтаархівавання, вам трэба пстрыкнуць правай кнопкай мышы па паштовай тэчцы і выбраць укладку «Аўтаархіў».

Тут мы бачым звычайнае акно папкі пошты. На ўкладцы AutoArchive вы зможаце наладзіць, як аўтаматычна захаваць тэчку. Звярніце ўвагу, на гэтым скрыншоце ў нас ёсць тэчка, настроеная на AutoArchive ў адпаведнасці са сваім графікам і дзеяннямі.

sshot-179

Вы таксама можаце прызначыць тэчку для аўтаархівавання ў адпаведнасці з агульнымі наладамі аўтаархіва па змаўчанні Outlook. Калі вы ўсталюеце для папкі налады па змаўчанні і націсніце "Параметры архіва па змаўчанні ...", вы ўбачыце наступнае дыялогавае акно (паколькі яны "па змаўчанні", усе змены, якія вы ўсталюеце тут, будуць прымяняцца да кожнай тэчцы, настроенай на аўтаархіў па змаўчанні).

sshot-180

Не забывайце, што вы таксама можаце знайсці гэтыя налады, адкрыўшы "Параметры" і націснуўшы "Раздзел".

sshot-181

Зараз пераходзім да ўручную архівавання дадзеных.

Архіваванне дадзеных уручную

Проста, калі вы не хочаце самастойна выкарыстоўваць архіў альбо вы хочаце самастойна палегчыць працэдуру архівавання, вярніцеся да Інструментаў ачысткі, змешчаных на экране інфармацыі аб уліковым запісе, і націсніце і абярыце «Архіў», каб адкрыць наступнае дыялогавае акно.

sshot-174

Дастаткова проста, вы проста хочаце выбраць папку, якую вы хацелі б заархіваваць, выбраць дату для сваіх элементаў архіва, а затым выбраць папку, у якую вы хацелі б захаваць свой архіў. Вось і ўсё, малайчына!

Рэзервовае капіраванне і аднаўленне файла дадзеных Outlook

Рэзервовае капіраванне файлаў дадзеных Outlook гэтак жа проста, як капіяванне файлаў .OST або .PST на іншы жорсткі дыск, хмарны сервер, вялікі дыск альбо іншы носьбіт інфармацыі. Вы памятаеце, як знайсці вашы файлы дадзеных?

Адкрыйце панэль кіравання поштай і націсніце кнопку "Файлы дадзеных". Націсніце "Адкрыць месцазнаходжанне файла ...", і вы можаце стварыць рэзервовую копію файлаў дадзеных.

sshot-175

З іншага боку, вы можаце пастаянна перамясціць файлы дадзеных у воблачнае месца, напрыклад, папку OneDrive або Dropbox, забяспечыўшы заўсёды рэзервовае капіраванне дадзеных Outlook.

Каб аднавіць файл рэзервовага капіявання, вернемся да ўкладкі "Файл" і абярэм "Адкрыць файл дадзеных Outlook".

sshot-182

На наступным скрыншоце File Explorer аўтаматычна адчыняецца ў нашых архівах, але вы, відавочна, можаце праглядаць, дзе б вы знаходзіліся вашыя файлы дадзеных.

sshot-183

Абярыце патрэбны файл і націсніце "Адкрыць", каб атрымаць доступ да дадзеных, захаваных у файле. Пасля аднаўлення вы зможаце праглядаць і праглядаць прадметы, як звычайна.

sshot-184

Калі вам больш не трэба атрымліваць доступ да рэзервовага файла дадзеных, вы можаце проста пстрыкнуць правай кнопкай мышы па самай верхняй тэчцы і выбраць опцыю закрыцця.

sshot-185

Рэзервовае капіраванне і аднаўленне файлаў дадзеных у значнай ступені з'яўляецца ручным дзеяннем, але калі вы часта наладжваеце тэчкі для аўтаматычнага архівавання, і яны архівуюцца ў такім месцы, як воблачная папка, то ў вас ёсць нейкая кропка бяспекі.

Лепшы спосаб пераканацца, што вы не страціце ніякіх дадзеных, - гэта рэгулярна ствараць рэзервовыя копіі файлаў дадзеных. У вас ёсць што заўгодна дадаць? Калі ласка, паведаміце нам на нашым дыскусійным форуме. Як заўсёды, мы чакаем вашых водгукаў.